Плагин Multi-space позволяет организовать несколько независимых пространств данных в одном экземпляре приложения за счет логической изоляции.
В менеджере плагинов включите Multi-Space.

После включения плагина перейдите в Users & Permissions и откройте вкладку Spaces.
По умолчанию есть встроенное пространство Unassigned Space для просмотра старых данных без привязки.

Нажмите Add space.
.png)
После выбора пространства настройте пользователей в правой панели.
Важно: после назначения пользователей нужно вручную обновить страницу, чтобы в правом верхнем углу обновился список переключения пространств.

Активное пространство переключается в правом верхнем углу. При нажатии на иконку глаза (подсвечена) можно одновременно видеть данные нескольких пространств.

После включения плагина при создании коллекции автоматически добавляется поле Space. Только коллекции с этим полем участвуют в логике пространств.

Для существующих коллекций добавьте поле Space вручную.

Для данных, которые появились до включения плагина:
Вручную добавьте поле Space в старые таблицы.

Назначьте пользователей, работающих со старыми данными, во все пространства, включая Unassigned Space.

В верхней части интерфейса выберите просмотр данных всех пространств.

Создайте отдельную страницу и выведите поле Space на странице списка и странице редактирования.

Сделайте поле Space редактируемым.

На этой странице вручную отредактируйте записи и постепенно назначьте старым данным корректные пространства (при необходимости настройте массовое редактирование).