#Desain Detail Sistem CRM 2.0

#1. Ikhtisar Sistem dan Filosofi Desain

#1.1 Penempatan Sistem

Sistem ini adalah Platform Manajemen Penjualan CRM 2.0 yang dibangun di atas platform tanpa kode NocoBase. Tujuan utamanya adalah:

Membiarkan tim penjualan fokus pada membangun hubungan pelanggan, bukan pada entri data dan analisis yang berulang.

Sistem ini mengotomatiskan tugas-tugas rutin melalui alur kerja dan menggunakan bantuan AI untuk menyelesaikan penilaian lead, analisis peluang, dan pekerjaan lainnya, membantu tim penjualan meningkatkan efisiensi.

#1.2 Filosofi Desain

#Filosofi 1: Corong Penjualan yang Lengkap

Proses Penjualan End-to-End:

Mengapa didesain seperti ini?

#Filosofi 2: Pipeline Penjualan yang Dapat Dikonfigurasi

Industri yang berbeda dapat menyesuaikan tahap pipeline penjualan tanpa perlu mengubah kode.

#Filosofi 3: Desain Modular

• Modul inti (Pelanggan + Peluang) bersifat wajib, modul lain dapat diaktifkan sesuai kebutuhan.
• Menonaktifkan modul tidak memerlukan perubahan kode, cukup melalui konfigurasi antarmuka NocoBase.
• Setiap modul didesain secara independen untuk mengurangi ketergantungan antar modul (coupling).

#2. Arsitektur Modul dan Kustomisasi

#2.1 Ikhtisar Modul

Sistem CRM mengadopsi desain arsitektur modular—setiap modul dapat diaktifkan atau dinonaktifkan secara independen sesuai dengan kebutuhan bisnis.

#2.2 Ketergantungan Modul

#2.3 Versi Pra-konfigurasi

#2.4 Pemetaan Modul ke Koleksi

#Koleksi Modul Inti (Selalu Diperlukan)

#2.5 Cara Menonaktifkan Modul

Cukup sembunyikan entri menu modul tersebut di latar belakang administrasi NocoBase, tanpa perlu mengubah kode atau menghapus koleksi data.

#3. Entitas Inti dan Model Data

#3.1 Ikhtisar Hubungan Entitas

#3.2 Detail Koleksi Inti

#3.2.1 Tabel Lead (nb_crm_leads)

Manajemen lead menggunakan alur kerja 4 tahap yang disederhanakan.

Proses Tahap:

Baru → Sedang Dikerjakan → Terverifikasi → Dikonversi menjadi Pelanggan/Peluang
         ↓                    ↓
Tidak Memenuhi Syarat   Tidak Memenuhi Syarat

Bidang Kunci:

#3.2.2 Tabel Pelanggan (nb_crm_customers)

Mendukung manajemen pelanggan/perusahaan untuk bisnis perdagangan luar negeri.

Bidang Kunci:

#3.2.3 Tabel Peluang (nb_crm_opportunities)

Manajemen peluang penjualan dengan tahap pipeline yang dapat dikonfigurasi.

Bidang Kunci:

#3.2.4 Tabel Penawaran (nb_crm_quotations)

Manajemen penawaran yang mendukung multi-mata uang dan alur kerja persetujuan.

Proses Status:

Draf → Menunggu Persetujuan → Disetujui → Dikirim → Diterima/Ditolak/Kedaluwarsa
              ↓
           Ditolak → Ubah → Draf

Bidang Kunci:

#3.2.5 Tabel Pesanan (nb_crm_orders)

Manajemen pesanan termasuk pelacakan pembayaran.

Bidang Kunci:

#3.3 Ringkasan Koleksi Data

#Koleksi Bisnis CRM

#Koleksi Data Dasar (Modul Publik)

#3.4 Tabel Pendukung

#3.4.1 Tabel Komentar (nb_crm_comments)

Tabel komentar/catatan umum yang dapat dikaitkan dengan berbagai objek bisnis.

#3.4.2 Tabel Berbagi Pelanggan (nb_crm_customer_shares)

Mengimplementasikan kolaborasi multi-orang dan berbagi izin untuk pelanggan.

#3.4.3 Tabel Kolaborator Peluang (nb_crm_opportunity_users)

Mendukung kolaborasi tim penjualan pada peluang bisnis.

#3.4.4 Tabel Wilayah (nb_cbo_regions)

Kamus data dasar negara/wilayah.

#4. Siklus Hidup Lead

Manajemen lead menggunakan alur kerja 4 tahap yang disederhanakan. Saat lead baru dibuat, alur kerja dapat secara otomatis memicu penilaian AI untuk membantu tim penjualan mengidentifikasi lead berkualitas tinggi dengan cepat.

#4.1 Definisi Status

#4.2 Diagram Alir Status

#4.3 Proses Konversi Lead

Antarmuka konversi menyediakan tiga opsi secara bersamaan, pengguna dapat memilih untuk membuat atau mengaitkan:

• Pelanggan: Buat pelanggan baru ATAU kaitkan dengan pelanggan yang sudah ada.
• Kontak: Buat kontak baru (dikaitkan dengan pelanggan).
• Peluang: Harus membuat peluang bisnis.

Catatan Setelah Konversi:

• converted_customer_id: ID Pelanggan yang dikaitkan
• converted_contact_id: ID Kontak yang dikaitkan
• converted_opportunity_id: ID Peluang yang dibuat

#5. Siklus Hidup Peluang

Manajemen peluang menggunakan tahap pipeline penjualan yang dapat dikonfigurasi. Saat tahap peluang berubah, prediksi tingkat kemenangan AI dapat dipicu secara otomatis untuk membantu tim penjualan mengidentifikasi risiko dan peluang.

#5.1 Tahap yang Dapat Dikonfigurasi

Tahap disimpan dalam tabel nb_crm_opportunity_stages dan dapat disesuaikan:

#5.2 Alur Pipeline

#5.3 Deteksi Stagnasi

Peluang tanpa aktivitas akan ditandai:

-- Menghitung hari stagnasi
UPDATE nb_crm_opportunities
SET stagnant_days = EXTRACT(DAY FROM NOW() - last_activity_at)
WHERE stage NOT IN ('won', 'lost');

#5.4 Penanganan Menang/Gagal

Saat Menang:

1. Perbarui tahap menjadi 'won'
2. Catat tanggal penutupan aktual
3. Perbarui status pelanggan menjadi 'active'
4. Pemicu pembuatan pesanan (jika penawaran diterima)

Saat Gagal:

1. Perbarui tahap menjadi 'lost'
2. Catat alasan gagal
3. Catat ID kompetitor (jika kalah dari kompetitor)
4. Beri tahu manajer

#6. Siklus Hidup Penawaran

#6.1 Definisi Status

#6.2 Aturan Persetujuan (Akan Disempurnakan)

Alur kerja persetujuan dipicu berdasarkan kondisi berikut:

#6.3 Dukungan Multi-mata Uang

#Filosofi Desain

Menggunakan USD sebagai mata uang dasar tunggal untuk semua laporan dan analisis. Setiap catatan jumlah menyimpan:

• Mata uang dan jumlah asli (yang dilihat pelanggan)
• Nilai tukar pada saat transaksi
• Jumlah setara USD (untuk perbandingan internal)

#Kamus Mata Uang (nb_cbo_currencies)

Konfigurasi mata uang menggunakan tabel data dasar publik, mendukung manajemen dinamis. Bidang current_rate menyimpan nilai tukar saat ini, yang diperbarui oleh tugas terjadwal dari catatan terbaru di nb_crm_exchange_rates.

#Riwayat Nilai Tukar (nb_crm_exchange_rates)

Mencatat data riwayat nilai tukar, tugas terjadwal akan menyinkronkan nilai tukar terbaru ke nb_cbo_currencies.current_rate.

Catatan: Penawaran dikaitkan dengan tabel nb_cbo_currencies melalui kunci asing currency_id, nilai tukar diambil langsung dari bidang current_rate. Peluang dan pesanan menggunakan bidang VARCHAR currency untuk menyimpan kode mata uang.

#Pola Bidang Jumlah

Tabel yang berisi jumlah mengikuti pola ini:

Diterapkan pada:

• nb_crm_opportunities.amount → amount_usd
• nb_crm_quotations.total_amount → total_amount_usd

#Integrasi Alur Kerja

Logika Pengambilan Nilai Tukar:

1. Saat operasi bisnis, ambil nilai tukar langsung dari nb_cbo_currencies.current_rate.
2. Transaksi USD: Nilai tukar = 1.0, tidak perlu pencarian.
3. current_rate disinkronkan oleh tugas terjadwal dari catatan terbaru nb_crm_exchange_rates.

#6.4 Manajemen Versi

Saat penawaran ditolak atau kedaluwarsa, penawaran tersebut dapat disalin sebagai versi baru:

QT-20260119-001 v1 → Ditolak
QT-20260119-001 v2 → Dikirim
QT-20260119-001 v3 → Diterima

#7. Siklus Hidup Pesanan

#7.1 Ikhtisar Pesanan

Pesanan dibuat saat penawaran diterima, mewakili komitmen bisnis yang telah dikonfirmasi.

#7.2 Definisi Status Pesanan

#7.3 Model Data Pesanan

#nb_crm_orders

#nb_crm_order_items

#7.4 Pelacakan Pembayaran

#nb_crm_payments

#8. Siklus Hidup Pelanggan

#8.1 Ikhtisar Pelanggan

Pelanggan dibuat saat konversi lead atau saat peluang berhasil dimenangkan. Sistem melacak siklus hidup lengkap dari akuisisi hingga menjadi pendukung (advocate).

#8.2 Definisi Status Pelanggan

#8.3 Penilaian Kesehatan Pelanggan

Kesehatan pelanggan dihitung berdasarkan beberapa faktor:

Ambang Batas Kesehatan:

if (health_score >= 90) status = 'advocate';
else if (health_score >= 70) status = 'active';
else if (health_score >= 50) status = 'growing';
else status = 'at_risk';

#8.4 Segmentasi Pelanggan

#Segmentasi Otomatis

#9. Integrasi Email

#9.1 Ikhtisar

NocoBase menyediakan plugin integrasi email bawaan yang mendukung Gmail dan Outlook. Setelah email disinkronkan ke sistem, alur kerja dapat secara otomatis memicu analisis AI untuk mengetahui sentimen dan niat email, membantu tim penjualan memahami sikap pelanggan dengan cepat.

#9.2 Sinkronisasi Email

Email yang Didukung:

• Gmail (melalui OAuth 2.0)
• Outlook/Microsoft 365 (melalui OAuth 2.0)

Perilaku Sinkronisasi:

• Sinkronisasi dua arah untuk email terkirim dan diterima
• Pengaitan otomatis email ke catatan CRM (Lead, Kontak, Peluang)
• Lampiran disimpan dalam sistem file NocoBase

#9.3 Pengaitan Email-CRM (Akan Disempurnakan)

#9.4 Templat Email

Tim penjualan dapat menggunakan templat yang telah ditentukan:

#10. Kemampuan Berbantuan AI

#10.1 Tim Karyawan AI

Sistem CRM mengintegrasikan plugin AI NocoBase, menggunakan kembali karyawan AI bawaan berikut, dan mengonfigurasi tugas khusus untuk skenario CRM:

#10.2 Daftar Tugas AI

Kemampuan AI dibagi menjadi dua kategori yang saling independen:

#I. Karyawan AI (Dipicu oleh Blok Antarmuka)

Melalui blok karyawan AI di antarmuka, pengguna berinteraksi langsung dengan AI untuk mendapatkan analisis dan saran.

#II. Node LLM Alur Kerja (Eksekusi Otomatis di Latar Belakang)

Node LLM yang disematkan dalam alur kerja, dipicu secara otomatis melalui peristiwa tabel data, peristiwa operasi, tugas terjadwal, dll., dan tidak terkait dengan karyawan AI.

Penjelasan: Node LLM alur kerja menggunakan perintah (prompt) dan Schema untuk menghasilkan JSON terstruktur, yang kemudian diurai dan ditulis ke dalam bidang data bisnis tanpa campur tangan pengguna.

#10.3 Bidang AI dalam Database

#11. Mesin Alur Kerja

#11.1 Alur Kerja yang Telah Diimplementasikan

#11.2 Alur Kerja yang Akan Datang

#12. Desain Menu dan Antarmuka

#12.1 Struktur Manajemen Latar Belakang

#12.2 Tampilan Dasbor

#Tampilan Manajer Penjualan

#Tampilan Perwakilan Penjualan

#Tampilan Eksekutif

Versi Dokumen: v2.0 | Tanggal Pembaruan: 2026-02-06