#Conception détaillée du système CRM 2.0

#1. Présentation du système et philosophie de conception

#1.1 Positionnement du système

Ce système est une plateforme de gestion des ventes CRM 2.0 construite sur la plateforme sans code NocoBase. L'objectif principal est le suivant :

Permettre aux commerciaux de se concentrer sur l'établissement de relations clients, plutôt que sur la saisie de données et les analyses répétitives.

Le système automatise les tâches courantes via des flux de travail et utilise l'IA pour aider au scoring des leads, à l'analyse des opportunités et à d'autres tâches, aidant ainsi les équipes de vente à gagner en efficacité.

#1.2 Philosophie de conception

#Philosophie 1 : Entonnoir de vente complet

Processus de vente de bout en bout :

Pourquoi cette conception ?

#Philosophie 2 : Pipeline de vente configurable

Différents secteurs d'activité peuvent personnaliser les étapes du pipeline de vente sans modifier le code.

#Philosophie 3 : Conception modulaire

• Les modules de base (Clients + Opportunités) sont obligatoires ; les autres modules peuvent être activés selon les besoins.
• La désactivation des modules ne nécessite pas de modifications de code ; elle se fait via la configuration de l'interface NocoBase.
• Chaque module est conçu indépendamment pour réduire le couplage.

#2. Architecture des modules et personnalisation

#2.1 Aperçu des modules

Le système CRM adopte une conception d'architecture modulaire — chaque module peut être activé ou désactivé indépendamment en fonction des besoins de l'entreprise.

#2.2 Dépendances des modules

#2.3 Versions préconfigurées

#2.4 Correspondance Module-Collection

#Collections des modules de base (Toujours requises)

#2.5 Comment désactiver des modules

Il suffit de masquer l'entrée de menu du module dans l'interface d'administration de NocoBase ; il n'est pas nécessaire de modifier le code ou de supprimer des collections.

#3. Entités de base et modèle de données

#3.1 Aperçu des relations entre entités

#3.2 Détails des collections de base

#3.2.1 Leads (nb_crm_leads)

Gestion des leads utilisant un flux de travail simplifié en 4 étapes.

Processus par étapes :

Nouveau → En cours → Qualifié → Converti en Client/Opportunité
            ↓          ↓
      Non qualifié  Non qualifié

Champs clés :

#3.2.2 Clients (nb_crm_customers)

Gestion des clients/entreprises prenant en charge les activités internationales.

Champs clés :

#3.2.3 Opportunités (nb_crm_opportunities)

Gestion des opportunités de vente avec des étapes de pipeline configurables.

Champs clés :

#3.2.4 Devis (nb_crm_quotations)

Gestion des devis prenant en charge les devises multiples et les flux d'approbation.

Flux de statut :

Brouillon → En attente d'approbation → Approuvé → Envoyé → Accepté/Refusé/Expiré
                   ↓
                Refusé → Modifier → Brouillon

Champs clés :

#3.2.5 Commandes (nb_crm_orders)

Gestion des commandes incluant le suivi des paiements.

Champs clés :

#3.3 Résumé des collections

#Collections métier CRM

#Collections de données de base (Modules communs)

#3.4 Collections auxiliaires

#3.4.1 Commentaires (nb_crm_comments)

Collection générique de commentaires/notes pouvant être associée à divers objets métier.

#3.4.2 Partages clients (nb_crm_customer_shares)

Permet la collaboration multi-personnes et le partage d'autorisations pour les clients.

#3.4.3 Collaborateurs d'opportunité (nb_crm_opportunity_users)

Prend en charge la collaboration de l'équipe de vente sur les opportunités.

#3.4.4 Régions (nb_cbo_regions)

Dictionnaire de données de base des pays/régions.

#4. Cycle de vie du lead

La gestion des leads utilise un flux de travail simplifié en 4 étapes. Lorsqu'un nouveau lead est créé, un flux de travail peut déclencher automatiquement un scoring IA pour aider les commerciaux à identifier rapidement les leads de haute qualité.

#4.1 Définitions des statuts

#4.2 Organigramme des statuts

#4.3 Processus de conversion de lead

L'interface de conversion propose trois options simultanément ; les utilisateurs peuvent choisir de créer ou d'associer :

• Client : Créer un nouveau client OU associer à un client existant.
• Contact : Créer un nouveau contact (associé au client).
• Opportunité : Une opportunité doit obligatoirement être créée.

Enregistrements post-conversion :

• converted_customer_id : ID du client associé
• converted_contact_id : ID du contact associé
• converted_opportunity_id : ID de l'opportunité créée

#5. Cycle de vie de l'opportunité

La gestion des opportunités utilise des étapes de pipeline de vente configurables. Lorsqu'une étape d'opportunité change, elle peut déclencher automatiquement une prédiction de probabilité de gain par l'IA pour aider les commerciaux à identifier les risques et les opportunités.

#5.1 Étapes configurables

Les étapes sont stockées dans la collection nb_crm_opportunity_stages et peuvent être personnalisées :

#5.2 Flux du pipeline

#5.3 Détection de stagnation

Les opportunités sans activité seront signalées :

-- Calculer les jours de stagnation
UPDATE nb_crm_opportunities
SET stagnant_days = EXTRACT(DAY FROM NOW() - last_activity_at)
WHERE stage NOT IN ('won', 'lost');

#5.4 Gestion des gains/pertes

En cas de gain :

1. Mettre à jour l'étape à 'won'.
2. Enregistrer la date de clôture réelle.
3. Mettre à jour le statut du client à 'active'.
4. Déclencher la création de la commande (si un devis a été accepté).

En cas de perte :

1. Mettre à jour l'étape à 'lost'.
2. Enregistrer la raison de la perte.
3. Enregistrer l'ID du concurrent (si perdu au profit d'un concurrent).
4. Informer le manager.

#6. Cycle de vie du devis

#6.1 Définitions des statuts

#6.2 Règles d'approbation (À finaliser)

Les flux d'approbation sont déclenchés en fonction des conditions suivantes :

#6.3 Prise en charge multi-devises

#Philosophie de conception

Utiliser l'USD comme devise de base unifiée pour tous les rapports et analyses. Chaque enregistrement de montant stocke :

• La devise et le montant d'origine (ce que voit le client)
• Le taux de change au moment de la transaction
• Le montant équivalent en USD (pour comparaison interne)

#Dictionnaire des devises (nb_cbo_currencies)

La configuration des devises utilise une collection de données de base commune, permettant une gestion dynamique. Le champ current_rate stocke le taux de change actuel, mis à jour par une tâche planifiée à partir de l'enregistrement le plus récent dans nb_crm_exchange_rates.

#Historique des taux de change (nb_crm_exchange_rates)

Enregistre les données historiques des taux de change. Une tâche planifiée synchronise les derniers taux vers nb_cbo_currencies.current_rate.

Note : Les devises sont associées à la collection nb_cbo_currencies via la clé étrangère currency_id, et le taux de change est récupéré directement depuis le champ current_rate. Les opportunités et les commandes utilisent un champ VARCHAR currency pour stocker le code de la devise.

#Modèle de champ de montant

Les collections contenant des montants suivent ce modèle :

Appliqué à :

• nb_crm_opportunities.amount → amount_usd
• nb_crm_quotations.total_amount → total_amount_usd

#Intégration du flux de travail

Logique de récupération du taux de change :

1. Récupérer le taux de change directement depuis nb_cbo_currencies.current_rate lors des opérations métier.
2. Transactions en USD : Taux = 1.0, aucune recherche requise.
3. current_rate est synchronisé par une tâche planifiée à partir du dernier enregistrement nb_crm_exchange_rates.

#6.4 Gestion des versions

Lorsqu'un devis est refusé ou expiré, il peut être dupliqué en tant que nouvelle version :

QT-20260119-001 v1 → Refusé
QT-20260119-001 v2 → Envoyé
QT-20260119-001 v3 → Accepté

#7. Cycle de vie de la commande

#7.1 Aperçu de la commande

Les commandes sont créées lorsqu'un devis est accepté, représentant un engagement commercial confirmé.

#7.2 Définitions des statuts de commande

#7.3 Modèle de données de commande

#nb_crm_orders

#nb_crm_order_items

#7.4 Suivi des paiements

#nb_crm_payments

#8. Cycle de vie du client

#8.1 Aperçu du client

Les clients sont créés lors de la conversion d'un lead ou lorsqu'une opportunité est gagnée. Le système suit le cycle de vie complet, de l'acquisition à la recommandation.

#8.2 Définitions des statuts clients

#8.3 Scoring de santé client

La santé du client est calculée en fonction de plusieurs facteurs :

Seuils de santé :

if (health_score >= 90) status = 'advocate';
else if (health_score >= 70) status = 'active';
else if (health_score >= 50) status = 'growing';
else status = 'at_risk';

#8.4 Segmentation client

#Segmentation automatisée

#9. Intégration d'e-mails

#9.1 Aperçu

NocoBase fournit un plugin d'intégration d'e-mails intégré prenant en charge Gmail et Outlook. Une fois les e-mails synchronisés, les flux de travail peuvent déclencher automatiquement une analyse IA du sentiment et de l'intention de l'e-mail, aidant les commerciaux à comprendre rapidement l'attitude du client.

#9.2 Synchronisation des e-mails

Fournisseurs pris en charge :

• Gmail (via OAuth 2.0)
• Outlook/Microsoft 365 (via OAuth 2.0)

Comportement de synchronisation :

• Synchronisation bidirectionnelle des e-mails envoyés et reçus.
• Association automatique des e-mails aux enregistrements CRM (Leads, Contacts, Opportunités).
• Pièces jointes stockées dans le système de fichiers NocoBase.

#9.3 Association E-mail-CRM (À finaliser)

#9.4 Modèles d'e-mails

Les commerciaux peuvent utiliser des modèles prédéfinis :

#10. Capacités assistées par l'IA

#10.1 Équipe d'employés IA

Le système CRM intègre le plugin NocoBase AI, utilisant les employés IA intégrés suivants configurés avec des tâches spécifiques au CRM :

#10.2 Liste des tâches IA

Les capacités d'IA sont divisées en deux catégories indépendantes :

#I. Employés IA (Déclenchés par bloc frontal)

Les utilisateurs interagissent directement avec l'IA via des blocs frontaux "Employé IA" pour obtenir des analyses et des suggestions.

#II. Nœuds LLM de flux de travail (Exécution automatisée en arrière-plan)

Nœuds LLM imbriqués dans les flux de travail, déclenchés automatiquement par des événements de collection, des événements d'action ou des tâches planifiées, indépendamment des employés IA.

Note : Les nœuds LLM de flux de travail utilisent des invites (prompts) et une sortie Schema pour un JSON structuré, qui est analysé et écrit dans les champs de données métier sans intervention de l'utilisateur.

#10.3 Champs IA dans la base de données

#11. Moteur de flux de travail

#11.1 Flux de travail implémentés

#11.2 Flux de travail à implémenter

#12. Conception du menu et de l'interface

#12.1 Structure d'administration

#12.2 Vues des tableaux de bord

#Vue Manager des ventes

#Vue Commercial

#Vue Direction

Version du document : v2.0 | Mise à jour : 06-02-2026