#Thiết kế chi tiết hệ thống CRM 2.0

#1. Tổng quan hệ thống và triết lý thiết kế

#1.1 Định vị hệ thống

Hệ thống này là một nền tảng quản lý bán hàng CRM 2.0 được xây dựng trên nền tảng không mã (no-code) NocoBase. Mục tiêu cốt lõi là:

Để nhân viên bán hàng tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng, thay vì nhập dữ liệu và phân tích lặp đi lặp lại.

Hệ thống xử lý các tác vụ thông thường thông qua tự động hóa luồng công việc và sử dụng AI để hỗ trợ hoàn thành các công việc như chấm điểm đầu mối, phân tích cơ hội kinh doanh, giúp đội ngũ bán hàng nâng cao hiệu suất.

#1.2 Triết lý thiết kế

#Triết lý 1: Phễu bán hàng hoàn chỉnh

Quy trình bán hàng đầu-cuối (End-to-end):

Tại sao lại thiết kế như vậy?

#Triết lý 2: Quy trình bán hàng có thể cấu hình

Các ngành nghề khác nhau có thể tùy chỉnh các giai đoạn của quy trình bán hàng mà không cần sửa đổi mã nguồn.

#Triết lý 3: Thiết kế mô-đun

• Các mô-đun cốt lõi (Khách hàng + Cơ hội kinh doanh) là bắt buộc, các mô-đun khác có thể được bật theo nhu cầu.
• Việc vô hiệu hóa mô-đun không cần sửa mã, chỉ cần cấu hình thông qua giao diện NocoBase.
• Mỗi mô-đun được thiết kế độc lập để giảm thiểu sự phụ thuộc lẫn nhau.

#2. Kiến trúc mô-đun và tùy chỉnh

#2.1 Tổng quan mô-đun

Hệ thống CRM áp dụng thiết kế kiến trúc mô-đun — mỗi mô-đun có thể được bật hoặc tắt độc lập tùy theo nhu cầu kinh doanh.

#2.2 Quan hệ phụ thuộc mô-đun

#2.3 Các phiên bản cấu hình sẵn

#2.4 Ánh xạ Mô-đun - Bộ sưu tập

#Bộ sưu tập mô-đun cốt lõi (Luôn bắt buộc)

#2.5 Cách vô hiệu hóa mô-đun

Chỉ cần ẩn lối vào menu của mô-đun đó trong trang quản trị NocoBase, không cần sửa mã hoặc xóa bộ sưu tập dữ liệu.

#3. Thực thể cốt lõi và mô hình dữ liệu

#3.1 Tổng quan quan hệ thực thể

#3.2 Chi tiết các bộ sưu tập cốt lõi

#3.2.1 Bảng đầu mối (nb_crm_leads)

Quản lý đầu mối sử dụng luồng công việc 4 giai đoạn đơn giản.

Quy trình giai đoạn:

Mới → Đang xử lý → Đã xác minh → Chuyển đổi thành Khách hàng/Cơ hội
         ↓              ↓
    Không đạt chuẩn   Không đạt chuẩn

Các trường quan trọng:

#3.2.2 Bảng khách hàng (nb_crm_customers)

Hỗ trợ quản lý khách hàng/công ty cho kinh doanh quốc tế.

Các trường quan trọng:

#3.2.3 Bảng cơ hội kinh doanh (nb_crm_opportunities)

Quản lý cơ hội bán hàng với các giai đoạn quy trình có thể cấu hình.

Các trường quan trọng:

#3.2.4 Bảng báo giá (nb_crm_quotations)

Quản lý báo giá hỗ trợ đa tiền tệ và luồng phê duyệt.

Quy trình trạng thái:

Nháp → Chờ phê duyệt → Đã phê duyệt → Đã gửi → Đã chấp nhận/Đã từ chối/Đã hết hạn
              ↓
          Bị từ chối → Sửa đổi → Nháp

Các trường quan trọng:

#3.2.5 Bảng đơn hàng (nb_crm_orders)

Quản lý đơn hàng bao gồm theo dõi thanh toán.

Các trường quan trọng:

#3.3 Tổng hợp các bộ sưu tập

#Bộ sưu tập nghiệp vụ CRM

#Bộ sưu tập dữ liệu nền tảng (Mô-đun dùng chung)

#3.4 Các bộ sưu tập phụ trợ

#3.4.1 Bảng bình luận (nb_crm_comments)

Bảng bình luận/ghi chú chung, có thể liên kết với nhiều loại đối tượng nghiệp vụ.

#3.4.2 Bảng chia sẻ khách hàng (nb_crm_customer_shares)

Thực hiện cộng tác nhiều người và chia sẻ quyền hạn đối với khách hàng.

#3.4.3 Bảng người cộng tác cơ hội (nb_crm_opportunity_users)

Hỗ trợ đội ngũ bán hàng cộng tác trên các cơ hội kinh doanh.

#3.4.4 Bảng khu vực (nb_cbo_regions)

Từ điển dữ liệu nền tảng quốc gia/khu vực.

#4. Vòng đời đầu mối

Quản lý đầu mối sử dụng luồng công việc 4 giai đoạn đơn giản. Khi đầu mối mới được tạo, luồng công việc có thể tự động kích hoạt chấm điểm AI để hỗ trợ nhân viên bán hàng nhanh chóng nhận diện các đầu mối chất lượng cao.

#4.1 Định nghĩa trạng thái

#4.2 Sơ đồ luồng trạng thái

#4.3 Quy trình chuyển đổi đầu mối

Giao diện chuyển đổi cung cấp đồng thời ba tùy chọn, người dùng có thể chọn tạo mới hoặc liên kết:

• Khách hàng: Tạo khách hàng mới HOẶC liên kết khách hàng hiện có
• Người liên hệ: Tạo người liên hệ mới (liên kết với khách hàng)
• Cơ hội kinh doanh: Bắt buộc phải tạo cơ hội kinh doanh

Bản ghi sau chuyển đổi:

• converted_customer_id: ID khách hàng liên kết
• converted_contact_id: ID người liên hệ liên kết
• converted_opportunity_id: ID cơ hội kinh doanh được tạo

#5. Vòng đời cơ hội kinh doanh

Quản lý cơ hội kinh doanh sử dụng các giai đoạn quy trình bán hàng có thể cấu hình. Khi giai đoạn cơ hội thay đổi, hệ thống có thể tự động kích hoạt dự đoán tỷ lệ thắng của AI, giúp nhân viên bán hàng nhận diện rủi ro và cơ hội.

#5.1 Các giai đoạn có thể cấu hình

Các giai đoạn được lưu trữ trong bảng nb_crm_opportunity_stages, có thể tùy chỉnh:

#5.2 Quy trình bán hàng

#5.3 Phát hiện đình trệ

Các cơ hội không có hoạt động sẽ được đánh dấu:

-- Tính toán số ngày đình trệ
UPDATE nb_crm_opportunities
SET stagnant_days = EXTRACT(DAY FROM NOW() - last_activity_at)
WHERE stage NOT IN ('won', 'lost');

#5.4 Xử lý Thắng/Thua đơn hàng

Khi thắng đơn:

1. Cập nhật giai đoạn thành 'won'
2. Ghi lại ngày đóng thực tế
3. Cập nhật trạng thái khách hàng thành 'active'
4. Kích hoạt tạo đơn hàng (nếu báo giá được chấp nhận)

Khi thua đơn:

1. Cập nhật giai đoạn thành 'lost'
2. Ghi lại lý do thất bại
3. Ghi lại ID đối thủ cạnh tranh (nếu thua đối thủ)
4. Thông báo cho quản lý

#6. Vòng đời báo giá

#6.1 Định nghĩa trạng thái

#6.2 Quy tắc phê duyệt (Đang hoàn thiện)

Luồng phê duyệt được kích hoạt dựa trên các điều kiện sau:

#6.3 Hỗ trợ đa tiền tệ

#Triết lý thiết kế

Sử dụng USD làm tiền tệ cơ sở thống nhất cho tất cả các báo cáo và phân tích. Mỗi bản ghi số tiền lưu trữ:

• Tiền tệ và số tiền gốc (khách hàng nhìn thấy)
• Tỷ giá hối đoái tại thời điểm giao dịch
• Số tiền tương đương USD (dùng cho so sánh nội bộ)

#Bảng từ điển tiền tệ (nb_cbo_currencies)

Cấu hình tiền tệ sử dụng bảng dữ liệu nền tảng chung, hỗ trợ quản lý động. Trường current_rate lưu trữ tỷ giá hiện tại, được cập nhật bởi tác vụ định kỳ từ bản ghi ngày gần nhất trong nb_crm_exchange_rates.

#Bảng lịch sử tỷ giá (nb_crm_exchange_rates)

Ghi lại dữ liệu tỷ giá lịch sử, tác vụ định kỳ sẽ đồng bộ tỷ giá mới nhất vào nb_cbo_currencies.current_rate.

Lưu ý: Báo giá liên kết với bảng nb_cbo_currencies qua khóa ngoại currency_id, tỷ giá được lấy trực tiếp từ trường current_rate. Cơ hội và đơn hàng sử dụng trường VARCHAR currency để lưu mã tiền tệ.

#Mô hình trường số tiền

Các bảng chứa số tiền tuân theo mô hình này:

Áp dụng cho:

• nb_crm_opportunities.amount → amount_usd
• nb_crm_quotations.total_amount → total_amount_usd

#Tích hợp luồng công việc

Logic lấy tỷ giá:

1. Khi thực hiện nghiệp vụ, lấy tỷ giá trực tiếp từ nb_cbo_currencies.current_rate
2. Giao dịch USD: Tỷ giá = 1.0, không cần tra cứu
3. current_rate được đồng bộ bởi tác vụ định kỳ từ bản ghi mới nhất của nb_crm_exchange_rates

#6.4 Quản lý phiên bản

Khi báo giá bị từ chối hoặc hết hạn, có thể sao chép thành phiên bản mới:

QT-20260119-001 v1 → Đã từ chối
QT-20260119-001 v2 → Đã gửi
QT-20260119-001 v3 → Đã chấp nhận

#7. Vòng đời đơn hàng

#7.1 Tổng quan đơn hàng

Đơn hàng được tạo khi báo giá được chấp nhận, đại diện cho một cam kết kinh doanh đã xác nhận.

#7.2 Định nghĩa trạng thái đơn hàng

#7.3 Mô hình dữ liệu đơn hàng

#nb_crm_orders

#nb_crm_order_items

#7.4 Theo dõi thu tiền

#nb_crm_payments

#8. Vòng đời khách hàng

#8.1 Tổng quan khách hàng

Khách hàng được tạo khi chuyển đổi đầu mối hoặc khi thắng đơn hàng từ cơ hội. Hệ thống theo dõi toàn bộ vòng đời từ khi có được khách hàng đến khi họ trở thành người ủng hộ.

#8.2 Định nghĩa trạng thái khách hàng

#8.3 Chấm điểm sức khỏe khách hàng

Sức khỏe khách hàng được tính toán dựa trên nhiều yếu tố:

Ngưỡng sức khỏe:

if (health_score >= 90) status = 'advocate';
else if (health_score >= 70) status = 'active';
else if (health_score >= 50) status = 'growing';
else status = 'at_risk';

#8.4 Phân khúc khách hàng

#Phân khúc tự động

#9. Tích hợp Email

#9.1 Tổng quan

NocoBase cung cấp plugin tích hợp email tích hợp sẵn, hỗ trợ Gmail và Outlook. Sau khi email được đồng bộ vào hệ thống, luồng công việc có thể tự động kích hoạt AI để phân tích cảm xúc và ý định của email, giúp nhân viên bán hàng nhanh chóng hiểu được thái độ của khách hàng.

#9.2 Đồng bộ Email

Các hòm thư hỗ trợ:

• Gmail (qua OAuth 2.0)
• Outlook/Microsoft 365 (qua OAuth 2.0)

Hành vi đồng bộ:

• Đồng bộ hai chiều email gửi và nhận
• Tự động liên kết email với các bản ghi CRM (Đầu mối, Liên hệ, Cơ hội)
• Tệp đính kèm được lưu trữ trong hệ thống tệp của NocoBase

#9.3 Liên kết Email-CRM (Đang hoàn thiện)

#9.4 Mẫu Email

Nhân viên bán hàng có thể sử dụng các mẫu có sẵn:

#10. Khả năng hỗ trợ của AI

#10.1 Đội ngũ nhân viên AI

Hệ thống CRM tích hợp plugin AI của NocoBase, tái sử dụng các nhân viên AI tích hợp sẵn sau đây và cấu hình các nhiệm vụ chuyên biệt cho ngữ cảnh CRM:

#10.2 Danh sách nhiệm vụ AI

Khả năng AI được chia thành hai loại, độc lập với nhau:

#I. Nhân viên AI (Kích hoạt từ khối giao diện người dùng)

Thông qua khối nhân viên AI ở giao diện người dùng, người dùng tương tác trực tiếp với AI để nhận phân tích và đề xuất.

#II. Nút LLM trong luồng công việc (Tự động thực thi ở hậu đài)

Các nút LLM được lồng trong luồng công việc, tự động kích hoạt qua sự kiện bộ sưu tập, sự kiện thao tác, tác vụ định kỳ, v.v., không liên quan đến nhân viên AI.

Lưu ý: Các nút LLM trong luồng công việc sử dụng câu lệnh (prompt) và Schema để xuất ra JSON có cấu trúc, sau khi phân tích sẽ ghi vào các trường dữ liệu nghiệp vụ mà không cần người dùng can thiệp.

#10.3 Các trường AI trong cơ sở dữ liệu

#11. Công cụ luồng công việc

#11.1 Các luồng công việc đã thực hiện

#11.2 Các luồng công việc chờ thực hiện

#12. Thiết kế menu và giao diện

#12.1 Cấu trúc quản trị hậu đài

#12.2 Các chế độ xem Dashboard

#Chế độ xem Quản lý bán hàng

#Chế độ xem Nhân viên bán hàng

#Chế độ xem Ban lãnh đạo

Phiên bản tài liệu: v2.0 | Ngày cập nhật: 06-02-2026