#CRM 2.0 Systeem Gedetailleerd Ontwerp

#1. Systeemoverzicht en ontwerpfilosofie

#1.1 Systeempositionering

Dit systeem is een CRM 2.0 verkoopbeheerplatform gebouwd op het NocoBase no-code platform. Het kerndoel is:

Laat verkoopmedewerkers zich concentreren op het opbouwen van klantrelaties, in plaats van op gegevensinvoer en herhalende analyses.

Het systeem automatiseert routinetaken via workflows en maakt gebruik van AI voor ondersteuning bij lead-scoring, opportunity-analyse en andere taken, waardoor verkoopteams hun efficiëntie kunnen verhogen.

#1.2 Ontwerpfilosofie

#Filosofie 1: Volledige verkooptrechter

End-to-end verkoopproces:

Waarom is dit zo ontworpen?

#Filosofie 2: Configureerbare verkooppijplijn

Verschillende sectoren kunnen de fasen van de verkooppijplijn aanpassen zonder de code te wijzigen.

#Filosofie 3: Modulair ontwerp

• Kernmodules (Klanten + Opportunities) zijn verplicht; andere modules kunnen naar behoefte worden ingeschakeld.
• Voor het uitschakelen van modules zijn geen codewijzigingen vereist; dit gebeurt via de configuratie-interface van NocoBase.
• Elke module is onafhankelijk ontworpen om de koppeling te verminderen.

#2. Module-architectuur en aanpassing

#2.1 Module-overzicht

Het CRM-systeem hanteert een modulaire architectuur — elke module kan onafhankelijk worden in- of uitgeschakeld op basis van de zakelijke behoeften.

#2.2 Module-afhankelijkheden

#2.3 Vooraf geconfigureerde versies

#2.4 Module-naar-collectie mapping

#Kernmodule-collecties (Altijd vereist)

#2.5 Hoe modules uit te schakelen

Verberg eenvoudigweg de menu-ingang voor de module in de NocoBase-beheerinterface; u hoeft geen code te wijzigen of collecties te verwijderen.

#3. Kernentiteiten en datamodel

#3.1 Entiteitsrelatie-overzicht

#3.2 Details kerncollecties

#3.2.1 Leads (nb_crm_leads)

Leadbeheer met een vereenvoudigde workflow van 4 fasen.

Faseproces:

Nieuw → In behandeling → Geverifieerd → Geconverteerd naar Klant/Opportunity
            ↓                ↓
       Ongeschikt       Ongeschikt

Belangrijkste velden:

#3.2.2 Klanten (nb_crm_customers)

Klant-/bedrijfsbeheer ter ondersteuning van internationale zaken.

Belangrijkste velden:

#3.2.3 Opportunities (nb_crm_opportunities)

Beheer van verkoopkansen met configureerbare pijplijnfasen.

Belangrijkste velden:

#3.2.4 Offertes (nb_crm_quotations)

Offertebeheer met ondersteuning voor meerdere valuta en goedkeuringsworkflows.

Statusstroom:

Concept → Wacht op goedkeuring → Goedgekeurd → Verzonden → Geaccepteerd/Geweigerd/Verlopen
               ↓
           Geweigerd → Bewerken → Concept

Belangrijkste velden:

#3.2.5 Orders (nb_crm_orders)

Orderbeheer inclusief het volgen van betalingen.

Belangrijkste velden:

#3.3 Collectie-overzicht

#CRM-bedrijfscollecties

#Basisgegevenscollecties (Gemeenschappelijke modules)

#3.4 Hulpcollecties

#3.4.1 Reacties (nb_crm_comments)

Generieke collectie voor reacties/opmerkingen die aan verschillende bedrijfsobjecten kan worden gekoppeld.

#3.4.2 Klantdeling (nb_crm_customer_shares)

Maakt samenwerking tussen meerdere personen en het delen van machtigingen voor klanten mogelijk.

#3.4.3 Opportunity-medewerkers (nb_crm_opportunity_users)

Ondersteunt samenwerking van het verkoopteam aan opportunities.

#3.4.4 Regio's (nb_cbo_regions)

Basisgegevenswordenboek voor landen/regio's.

#4. Lead-levenscyclus

Leadbeheer maakt gebruik van een vereenvoudigde workflow van 4 fasen. Wanneer een nieuwe lead wordt aangemaakt, kan een workflow automatisch AI-scoring activeren om verkoopmedewerkers te helpen snel kwalitatieve leads te identificeren.

#4.1 Statusdefinities

#4.2 Statusstroomdiagram

#4.3 Lead-conversieproces

De conversie-interface biedt gelijktijdig drie opties; gebruikers kunnen kiezen om het volgende aan te maken of te koppelen:

• Klant: Maak een nieuwe klant aan OF koppel aan een bestaande klant.
• Contactpersoon: Maak een nieuwe contactpersoon aan (gekoppeld aan de klant).
• Opportunity: Er moet een opportunity worden aangemaakt.

Records na conversie:

• converted_customer_id: Gekoppelde klant-ID
• converted_contact_id: Gekoppelde contactpersoon-ID
• converted_opportunity_id: Aangemaakte opportunity-ID

#5. Opportunity-levenscyclus

Opportunity-beheer maakt gebruik van configureerbare verkooppijplijnfasen. Wanneer een opportunityfase verandert, kan dit automatisch een AI-voorspelling van de winstkans activeren om verkoopmedewerkers te helpen risico's en kansen te identificeren.

#5.1 Configureerbare fasen

Fasen worden opgeslagen in de collectie nb_crm_opportunity_stages en kunnen worden aangepast:

#5.2 Pijplijnstroom

#5.3 Stagnatiedetectie

Opportunities zonder activiteit worden gemarkeerd:

-- Bereken stagnatiedagen
UPDATE nb_crm_opportunities
SET stagnant_days = EXTRACT(DAY FROM NOW() - last_activity_at)
WHERE stage NOT IN ('won', 'lost');

#5.4 Afhandeling winst/verlies

Bij winst:

1. Werk fase bij naar 'won'.
2. Leg de werkelijke sluitingsdatum vast.
3. Werk de klantstatus bij naar 'active'.
4. Activeer het aanmaken van een order (als een offerte is geaccepteerd).

Bij verlies:

1. Werk fase bij naar 'lost'.
2. Leg de reden van verlies vast.
3. Leg het concurrent-ID vast (indien verloren aan een concurrent).
4. Breng de manager op de hoogte.

#6. Offerte-levenscyclus

#6.1 Statusdefinities

#6.2 Goedkeuringsregels (nog te finaliseren)

Goedkeuringsworkflows worden geactiveerd op basis van de volgende voorwaarden:

#6.3 Ondersteuning voor meerdere valuta

#Ontwerpfilosofie

Gebruik USD als de uniforme basisvaluta voor alle rapporten en analyses. Elk bedragrecord slaat het volgende op:

• Oorspronkelijke valuta en bedrag (wat de klant ziet)
• Wisselkoers op het moment van de transactie
• USD-equivalent bedrag (voor interne vergelijking)

#Valutawordenboek (nb_cbo_currencies)

Valutaconfiguratie maakt gebruik van een gemeenschappelijke basisgegevenscollectie, die dynamisch beheer ondersteunt. Het veld current_rate slaat de huidige wisselkoers op, bijgewerkt door een geplande taak vanuit het meest recente record in nb_crm_exchange_rates.

#Wisselkoershistorie (nb_crm_exchange_rates)

Legt historische wisselkoersgegevens vast. Een geplande taak synchroniseert de nieuwste koersen naar nb_cbo_currencies.current_rate.

Opmerking: Offertes zijn gekoppeld aan de collectie nb_cbo_currencies via de vreemde sleutel currency_id, en de wisselkoers wordt rechtstreeks opgehaald uit het veld current_rate. Opportunities en orders gebruiken een currency VARCHAR-veld om de valutacode op te slaan.

#Patroon voor bedragvelden

Collecties die bedragen bevatten, volgen dit patroon:

Toegepast op:

• nb_crm_opportunities.amount → amount_usd
• nb_crm_quotations.total_amount → total_amount_usd

#Workflow-integratie

Logica voor ophalen wisselkoers:

1. Haal de wisselkoers rechtstreeks op uit nb_cbo_currencies.current_rate tijdens bedrijfsactiviteiten.
2. USD-transacties: Koers = 1.0, geen zoekopdracht vereist.
3. current_rate wordt gesynchroniseerd door een geplande taak vanuit het nieuwste nb_crm_exchange_rates record.

#6.4 Versiebeheer

Wanneer een offerte wordt geweigerd of is verlopen, kan deze worden gedupliceerd als een nieuwe versie:

QT-20260119-001 v1 → Geweigerd
QT-20260119-001 v2 → Verzonden
QT-20260119-001 v3 → Geaccepteerd

#7. Order-levenscyclus

#7.1 Orderoverzicht

Orders worden aangemaakt wanneer een offerte wordt geaccepteerd, wat een bevestigde zakelijke toezegging vertegenwoordigt.

#7.2 Orderstatusdefinities

#7.3 Orderdatamodel

#nb_crm_orders

#nb_crm_order_items

#7.4 Betalingstracking

#nb_crm_payments

#8. Klant-levenscyclus

#8.1 Klantoverzicht

Klanten worden aangemaakt tijdens de lead-conversie of wanneer een opportunity wordt gewonnen. Het systeem volgt de volledige levenscyclus van acquisitie tot ambassadeurschap.

#8.2 Klantstatusdefinities

#8.3 Klantgezondheidsscore

De klantgezondheid wordt berekend op basis van meerdere factoren:

Gezondheidsdrempels:

if (health_score >= 90) status = 'advocate';
else if (health_score >= 70) status = 'active';
else if (health_score >= 50) status = 'growing';
else status = 'at_risk';

#8.4 Klantsegmentatie

#Geautomatiseerde segmentatie

#9. E-mailintegratie

#9.1 Overzicht

NocoBase biedt een ingebouwde plugin voor e-mailintegratie die Gmail en Outlook ondersteunt. Zodra e-mails zijn gesynchroniseerd, kunnen workflows automatisch AI-analyses van het sentiment en de intentie van de e-mail activeren, waardoor verkoopmedewerkers snel de houding van de klant kunnen begrijpen.

#9.2 E-mailsynchronisatie

Ondersteunde providers:

• Gmail (via OAuth 2.0)
• Outlook/Microsoft 365 (via OAuth 2.0)

Synchronisatiegedrag:

• Tweerichtingssynchronisatie van verzonden en ontvangen e-mails.
• Automatische koppeling van e-mails aan CRM-records (Leads, Contactpersonen, Opportunities).
• Bijlagen worden opgeslagen in het NocoBase-bestandssysteem.

#9.3 E-mail-CRM koppeling (nog te finaliseren)

#9.4 E-mailsjablonen

Verkoopmedewerkers kunnen vooraf ingestelde sjablonen gebruiken:

#10. AI-ondersteunde mogelijkheden

#10.1 AI-medewerkersteam

Het CRM-systeem integreert de NocoBase AI-plugin en maakt gebruik van de volgende ingebouwde AI-medewerkers die zijn geconfigureerd met CRM-specifieke taken:

#10.2 AI-takenlijst

AI-mogelijkheden zijn onderverdeeld in twee onafhankelijke categorieën:

#I. AI-medewerkers (geactiveerd via frontend-blok)

Gebruikers communiceren rechtstreeks met AI via frontend AI-medewerkerblokken om analyses en suggesties te verkrijgen.

#II. Workflow LLM-nodes (geautomatiseerde uitvoering op de achtergrond)

LLM-nodes genest in workflows, automatisch geactiveerd door collectie-events, actie-events of geplande taken, onafhankelijk van AI-medewerkers.

Opmerking: Workflow LLM-nodes gebruiken prompts en Schema-output voor gestructureerde JSON, die wordt geparseerd en naar bedrijfsgegevensvelden wordt geschreven zonder tussenkomst van de gebruiker.

#10.3 AI-velden in de database

#11. Workflow-engine

#11.1 Geïmplementeerde workflows

#11.2 Nog te implementeren workflows

#12. Menu- en interface-ontwerp

#12.1 Beheerstructuur

#12.2 Dashboard-weergaven

#Weergave verkoopmanager

#Weergave verkoopvertegenwoordiger

#Weergave directie

Documentversie: v2.0 | Bijgewerkt: 2026-02-06